Biểu đồ thác nước (Waterfall) là gì?
Biểu đồ thác nước còn được gọi bằng nhiều tên khác như Waterfall, Bridge, Mario. Bất kể tên là gì, biểu đồ đa năng này là một cách tuyệt vời để cung cấp một hình ảnh nhanh chóng về những thay đổi tích cực và tiêu cực đối với một giá trị trong một khoảng thời gian.
Trong biểu đồ thác nước, các giá trị ban đầu và cuối cùng được hiển thị dưới dạng các cột với các điều chỉnh âm và dương riêng lẻ được mô tả dưới dạng các bước nổi. Một số biểu đồ thác nước kết nối các đường giữa các cột để làm cho biểu đồ trông giống như một cây cầu, trong khi các biểu đồ khác để các cột nổi.
Tính năng chính của biểu đồ thác nước
Biểu đồ thác nước cho thấy những thay đổi không chỉ theo thời gian, mà còn liên quan đến giai đoạn trước hoặc các mốc đo lường khác. Mỗi bước trong thác nước đưa bạn đến kết quả cuối cùng và chứng minh cách bạn đến đó. Và vẻ đẹp của biểu đồ thác nước là sự đơn giản trong xây dựng, ngay cả trong việc phân tích thông tin phức tạp – điều đó có nghĩa là nó có thể sẽ được sử dụng nhiều vào tương lai.
Khi nào chúng ta nên sử dụng biểu đồ thác nước?
Biểu đồ thác nước rất hữu ích cho nhiều tình huống khác nhau, từ trực quan hóa báo cáo tài chính đến điều hướng một lượng lớn dữ liệu điều tra dân số. Dưới đây là một số ví dụ về các tình huống mà bạn có thể muốn sử dụng biểu đồ thác nước:
• Đánh giá lợi nhuận của công ty.
• So sánh thu nhập sản phẩm.
• Làm nổi bật những thay đổi ngân sách cho một dự án.
• Phân tích hàng tồn kho hoặc bán hàng trong một khoảng thời gian.
• Hiển thị giá trị sản phẩm trong một khoảng thời gian.
• Trực quan hóa báo cáo lãi lỗ.
• Tạo bảng điều khiển.
• Theo dõi công việc tư vấn.
• Theo dõi hàng tồn kho bán lẻ.
• Tài liệu hợp đồng.
• Trình bày cách chi phí hoạt động đã thay đổi từ khoảng thời gian này sang khoảng thời gian khác.
• Đối thủ cạnh tranh.
Các bước để tạo một biểu đồ thác nước trong Excel
Bước 1: Tạo bảng dữ liệu
Hãy bắt đầu với một bảng đơn giản như số doanh thu hàng năm cho năm hiện tại. Bạn sẽ thấy trong bảng dưới đây rằng số tiền bán hàng thay đổi theo từng tháng. Một số tháng sẽ có doanh số tăng trưởng dương, trong khi có những tháng doanh số tăng trưởng lại âm.
Bảng dữ liệu ban đầu trông sẽ như sau:
1. Chèn ba cột bổ sung vào bảng Excel của bạn để thể hiện chuyển động của các cột trên biểu đồ thác nước. Cột cơ sở sẽ đại diện cho điểm bắt đầu trước khi tăng và giảm của biểu đồ. Bạn sẽ nhập tất cả các số âm từ Doanh số vào cột Giảm và tất cả các số dương vào cột Tăng.
*Bạn cũng sẽ muốn thêm một hàng Bắt đầu và Kết thúc vào bảng của mình để cung cấp tổng giá trị cho đầu và cuối năm bán hàng của bạn.
Bước 2: Chèn công thức để hoàn thành bảng của bạn
Cách dễ nhất để hoàn thành bảng của bạn là bằng cách thêm các công thức vào các ô đầu tiên trong mỗi cột tương ứng và sau đó sao chép chúng xuống các ô liền kề bằng cách sử dụng núm điều khiển điền.
1. Chọn C4 trong cột Fall và nhập công thức sau: = IF (E4 <= 0, -E4, 0)
* Di chuyển mũi tên đến vị trí dưới cùng bên phải của ô cho đến khi hiện dấu +, kéo xuống các ô bên dưới để sao chép công thức.
2. Chọn D4 trong cột Tăng và nhập công thức sau: = IF (E4> 0, E4,0)
*Sao chép công thức này xuống các ô bên dưới với cách làm như trên
3. Chọn B5 trong cột Cơ sở và nhập công thức sau: = B4 + D4-C5
*Tiếp tục sao chép công thức này xuống các ô bên dưới băng cách kéo dấu + ở góc phải bên dưới của ô hiện hoạt.
Bước 3: Xây dựng biểu đồ cột xếp chồng
Bây giờ bạn có tất cả các dữ liệu cần thiết để xây dựng biểu đồ thác nước của bạn.
1. Chọn dữ liệu bạn muốn làm nổi bật trong biểu đồ của bạn. Bao gồm các tiêu đề hàng và cột và loại trừ cột Doanh số.
2. Chuyển đến tab Insert, nhấp vào nhóm Column charts và chọn Stacked Column.
*Biểu đồ xếp chồng của bạn hiện xuất hiện trong bảng tính, với tất cả dữ liệu của bạn, nhưng nó chưa phải là biểu đồ thác nước. Tiếp theo, chúng ta sẽ biến biểu đồ cột xếp chồng thành biểu đồ thác nước.
Bước 4: Chuyển đổi biểu đồ xếp chồng của bạn thành biểu đồ thác nước
Để làm cho biểu đồ cột xếp chồng của bạn trông giống như biểu đồ thác nước, bạn sẽ cần làm cho chuỗi dữ liệu cột Cơ sở trở nên vô hình trên biểu đồ.
1. Nhấp vào chuỗi Cơ sở để chọn chúng. Nhấp chuột phải và chọn
Format Data Series từ danh sách.
2. Khi hộp thoại Format Data Series xuất hiện, nhấp vào biểu tượng Fill & Line (biểu tượng trông giống thùng sơn bên cạnh.
3. Chọn No fill có trong phần Fill và No line trong phần Border.
4. Bây giờ, các cột đại diện cho giá trị chuỗi Cơ sở sẽ không được hiển thị, bạn nên xóa nhãn Cơ sở được liệt kê trong phần chú thích. Để thực hiện việc này, nhấp đúp vào Cơ sở trong chú giải, nhấp chuột phải vào nhãn đã chọn và nhấp vào Delete từ danh sách thả xuống.
Bước 5: Định dạng biểu đồ thác nước của bạn
Để làm cho biểu đồ thác nước của bạn hấp dẫn hơn, hãy áp dụng một số định dạng.
1. Thay đổi màu các cột để giúp xác định giá trị dương so với âm. Chọn chuỗi Fall trong biểu đồ, nhấp chuột phải và chọn Format Data Series từ danh sách.
2. Khi ngăn Format Data Series xuất hiện ở bên phải trang tính của bạn, hãy chọn biểu tượng Fill & Line.
3. Nhấp vào menu thả xuống màu để chọn màu.
4. Khi bạn đã chọn màu cho các cột thể hiện giá trị Giảm, hãy hoàn thành các bước tương tự cho các cột Tăng.
*Bạn cũng nên mã màu cho các cột bắt đầu và kết thúc để làm cho chúng nổi bật và sẽ cần phải làm riêng chúng.
Bước 6: Loại bỏ khoảng trắng giữa các cột
Nếu bạn muốn làm cho biểu đồ thác nước của bạn trông đẹp hơn một chút, hãy loại bỏ hầu hết khoảng trắng giữa các cột.
1. Nhấp đúp vào một trong các cột trong biểu đồ của bạn.
2. Khi ngăn Format Data Series mở ra, hãy thay đổi Series Overlap thành 100% và Gap Width thành 15%.
Bạn gần như đã hoàn thành biểu đồ thác nước. Bạn chỉ cần thay đổi tiêu đề biểu đồ và thêm nhãn dữ liệu:
- Nhấp vào tiêu đề, đánh dấu nội dung hiện tại và nhập tiêu đề mong muốn.
- Để thêm nhãn, nhấp vào một trong các cột, nhấp chuột phải và chọn
Add Data Labels từ danh sách. Lặp lại quá trình này cho các chuỗi giá trị khác. - Để định dạng nhãn, chọn một trong các nhãn, nhấp chuột phải và chọn
Format Data Labels từ danh sách. - Khi ngăn Format Data Labels được mở ra, bạn có thể điều chỉnh vị trí nhãn, màu văn bản và phông chữ để làm cho các số dễ đọc hơn.
*Khi bạn đã hoàn thành ghi nhãn các cột, bạn có thể xóa các phần tử không cần thiết như giá trị 0 và chú giải.
Cách thêm Subtotal (tổng phụ) hoặc Total Columns (tổng các cột)
Sau khi hoàn thành biểu đồ thác nước ban đầu của bạn, bạn có thể quyết định thêm một cột tổng phụ để trực quan hóa trạng thái tại điểm giữa. Ví dụ, trong ví dụ về dòng bán hàng của chúng tôi, sẽ rất hữu ích khi bao gồm một cột hiển thị doanh số giữa năm.
1. Trong bảng của bạn, chèn một hàng trên tháng bảy.
2. Đặt tên cho hàng là Phụ và chèn một công thức như dưới đây.
3. Tiếp theo, bạn cần điền định dạng cột Phụ này. Chọn riêng cột Phụ trong biểu đồ thác nước. Nhấp chuột phải vào cột, chọn biểu tượng
Fill và chọn màu bạn sẽ điền vào cột.
