Hướng dẫn sau đây sẽ chỉ cho bạn cách tạo một biểu đồ trong Excel nhằm so sánh ngân sách dự chi so với số liệu thực tế trong Excel.
Bước 1: Lấy dữ liệu
Thiết lập dữ liệu của bạn. Hãy nói rằng bạn có dự chi ngân sách và giá trị thực tế cho một loạt các danh mục (sản phẩm, tháng, phòng ban, v.v.) ở định dạng này. Tính toán phương sai và % phương sai bằng các công thức đơn giản như dưới đây.
Bước 2: Tạo biểu đồ cột
Chỉ cần chọn danh mục, dự chi và các cột thực tế của bạn và chèn biểu đồ cột (được nhóm). Quay lại hướng dẫn cách vẽ các loại biểu đồ cơ bản trong Excel để xem lại cách tạo biểu đồ cột. Sau đó, bạn sẽ nhận được điều này.
Bước 3: Thêm lại ngân sách và dữ liệu thực tế vào biểu đồ
Thêm dự chi và giá trị thực tế vào biểu đồ một lần nữa. Bây giờ chúng ta có mỗi danh mục gồm 4 cột cho mỗi loại, như được hiển thị bên dưới.
Bước 4: Thay đổi các cột mới được thêm thành các đường
Nhấp chuột phải vào một trong hai cột mới được thêm vào, chọn
“Change series chart type” và chuyển đổi cả hai cột thành các đường.
Bước này sẽ được thực hiện bằng các cách khác nhau trong các phiên bản Excel cũ hơn, và bạn phải làm điều đó cho mỗi cột. Trong Excel 2013 trở lên, bạn sẽ chuyển đến màn hình “Combination chart” để vẽ biểu đồ kết hợp và bạn có thể điều chỉnh loại dữ liệu cho tất cả các chuỗi từ đó.
Kết quả:
Bước 5: Thêm thanh lên/xuống cho các đường này
Chọn một trong hai dòng và sử dụng biểu tượng + để chèn thanh lên / xuống. Trong các phiên bản trước của Excel, bạn cần sử dụng Insert ribbon hoặc menu để làm tương tự.
Bước 6: Định dạng xuống thanh và cột
Nhanh chóng điều chỉnh màu sắc của từng thanh (không chạm vào các đường).
Bước 7: Điều chỉnh độ rộng khoảng cách và các chuỗi giá trị chồng lên nhau
Thực hiện các bước dưới đây:
Chọn các cột đầu tiên. Chuyển đến loạt định dạng (Ctrl + 1).
Điều chỉnh Series overlap lên 0%.
Đặt Gap width đến 150%.
Bây giờ chọn các dòng.
Điều chỉnh Gap width đến 300%
Hãy thoải mái điều chỉnh/thử nghiệm với các kết hợp độ rộng khoảng cách khác nhau để xem thay đổi nào vừa mắt bạn nhất.
Kết quả của bạn sẽ như thế này:
Bước 8: Làm cho các đường trở nên vô hình
Chọn các dòng (một lúc) và nhấp vào Format ribbon -> Shape Outline -> No Outline
Kết quả:
Bước 9: Thêm tiêu đề vào biểu đồ của bạn và xóa các mục chú thích không cần thiết
Nhấp đúp chuột vào tiêu đề biểu đồ và nhập một cái gì đó có ý nghĩa. Ngoài ra, bạn cũng có thể liên kết nó với một giá trị ô. Để làm điều đó, chọn tiêu đề, nhấn = và trỏ đến một ô có tiêu đề bạn muốn sử dụng.
Để xóa các mục chú thích, nhấp vào chú giải biểu đồ, bây giờ bấm lại vào chuỗi 3, nhấn phím DEL. Lặp lại quy trình cho loạt 4.
Bước 10: Thêm nhãn dữ liệu cho cả hai đường
Chọn từng dòng một (nhớ rằng, các dòng là vô hình, vì vậy chỉ cần nhấp vào nơi chúng được cho là hoặc sử dụng hộp định dạng để chọn chúng). Bây giờ sử dụng nút + để thêm nhãn dữ liệu. Trong các phiên bản cũ hơn của Excel, bạn cần sử dụng ribbon hoặc menu để thêm nhãn. Ở giai đoạn này, biểu đồ của bạn sẽ trông như thế này:
Bước 11: Tính nhãn mới
Đây là phần thú vị. Bắt đầu bằng cách thiết lập quy tắc cho biểu tượng + giá trị bạn muốn hiển thị. Ví dụ, bạn có thể muốn hiển thị,
- Ngón tay cái hướng xuống nếu phương sai dưới -5%
- Ngón tay đan chéo nếu phương sai nằm trong khoảng từ -5% đến 0%
- Biểu tượng OK nếu phương sai dương và dưới 10%
- Đồng ý nếu nó nằm trong khoảng từ 10% đến 25%
- Nhân đôi ngón tay cái lên nếu hơn 25%
Tạo một phạm vi nơi biểu tượng % sẽ đi đến và điền vào các biểu tượng bằng tùy chọn Insert > Symbol. Chọn phông chữ Segoe UI Emoji để chèn biểu tượng cảm xúc thú vị.
Bảng giải thích biểu tượng của bạn sẽ trông như sau:
Lưu ý giá trị đầu tiên. Điều đó có nghĩa là chúng tôi sẽ hiển thị ngón tay cái xuống cho tất cả các giá trị từ -5% đến -100%.
Bây giờ, hãy tính toán các nhãn. Có hai bộ nhãn. Tích cực và tiêu cực. Điều này cho phép bạn kiểm soát tốt hơn về định dạng chúng. Khu vực dữ liệu thô của chúng tôi bây giờ trông như thế này:
Công thức cho nhãn:
Biểu tượng: = VLOOKUP (var%, ánh xạ bảng, 2) Chúng tôi đang sử dụng kỹ thuật tra cứu gần đúng để có được biểu tượng liên quan.
Var 1: = IF (var% <0, Biểu tượng & văn bản (ABS (var%), 0% 0%), phạm lỗi)
Var 2: = IF (var%> = 0, Biểu tượng & văn bản (ABS (var%), 0 0%), phạm lỗi)
Bước 12: Nhập các nhãn thông minh vào biểu đồ
Bây giờ chúng ta đã có những nhãn hiệu tuyệt đẹp, hãy thay thế những cái cũ bằng những cái này.
- Chọn dòng đầu tiên (Dự chi) và nhấn CTRL + 1 để đi đến các tùy chọn định dạng.
- Nhấp vào “Value from cells” và chỉ vào cột Var 1.
- Lặp lại quá trình như trên cho nhãn của dòng thứ hai (thực tế) quá.
Kết quả:
Bước 13: Điều chỉnh vị trí nhãn
Nhấp vào nhãn và chọn vị trí là “Above”.
