Sau khi vẽ xong biểu đồ trong Excel, có thể bạn sẽ muốn thêm định dạng cho chuỗi dữ liệu, điều đó giúp biểu đồ trở nên sinh động hơn. Bạn có thể xem lại hướng dẫn vẽ một số loại biểu đồ cơ bản trong Excel để chọn loại biểu đồ mà mình muốn.
Hướng dẫn dưới đây sẽ chỉ cho bạn cách định dạng có điều kiện vị trí nhãn dữ liệu trong biểu đồ. Chẳng hạn, trong ví dụ dưới đây, các nhãn dữ liệu sẽ nằm trên biểu đồ đường nếu giá trị của chúng là “TRUE”, ngược lại chúng sẽ nằm dưới nếu các giá trị là “FALSE”.
Cách áp dụng
Đầu tiên thiết lập một bộ dữ liệu.
1. Chúng tôi đã sử dụng các giá trị từ A đến P làm Nhãn trục X và sử dụng công thức = Randbetween (10,20) trong cột C cho Giá trị Y cho biểu đồ
2. Sau đó thêm Data Validation vào một ô G3
3. Trên Data ribbon, mở tab Data Validation và chọn Data Validation.
3. Tiếp theo thêm 2 cột sau:
D3: =IF($G$3,C3,NA())
E3: =IF($G$3,NA(),C3)
Tiếp tục sao chép chúng xuống Hàng 18
4. Chọn Phạm vi B3: E18, lưu ý rằng nó bao gồm các Nhãn và Tiêu đề các trục.
5.Bây giờ, vào Insert ribbon, nhấp vào Charts và chọn loại biểu đồ bạn muốn sử dụng. Trong ví dụ này, chúng tôi chọn Line Chart (biểu đồ đường). Bạn có thể xem lại cách vẽ biểu đồ đường trong bài viết Cách vẽ một số loại biểu đồ cơ bản trong các bài viết trước đây.
Excel sẽ vẽ Biểu đồ đường cho 3 chuỗi giá trị khác nhau.
Bây giờ công việc sẽ đơn giản hơn đó là thêm nhãn và thay đổi các định dạng như bạn đã làm.
Điều đầu tiên cần chú ý là biểu đồ có 3 chuỗi giá trị, Giá trị ngẫu nhiên, TRUE và FALSE
Chúng ta chỉ có thể thấy chuỗi True, vì nó ở phía trước của chuỗi Giá trị ngẫu nhiên, chuỗi FALSE thì bị ẩn cho đến bây giờ.
6. Chọn chuỗi True bằng cách nhấp vào nó. Sau đó nhấp chuột phải vào nó và chọn Add Data Label.
Excel sẽ thêm Nhãn dữ liệu vào các giá trị TRUE
7. Nhấp chuột phải vào bất kì Nhãn dữ liệu nào và chọn Format Data Label. Đối với các giá trị TRUE, chúng tôi sẽ đặt các nhãn phía bên trên các điểm dữ liệu.
8. Nhấp chuột phải vào Data Series Line (đường màu cam) trên biểu đồ và chọn Format Data Series.
Kết quả:
Dòng màu cam đã biến mất và hiện tại có Dòng màu xanh, đây là loạt Giá trị ngẫu nhiên
Lưu ý rằng chúng ta vẫn có thể thấy Nhãn dữ liệu cho chuỗi TRUE mặc dù biểu đồ đường cho chuỗi này không xuất hiện.
Bạn cũng có thể đặt hoặc tắt các điểm đánh dấu trong khi bạn đang chọn dữ liệu.
8. Tiếp theo chọn chuỗi giá trị FALSE, bằng cách thay đổi ô Data Validation thành FALSE.
Giờ đây, chúng ta có thể thấy chuỗi dữ liệu FALSE và chuỗi Giá trị ngẫu nhiên nằm sau đường màu xám như trước đây.
9. Nhấp chuột phải vào chuỗi FALSE, sau đó chọn Add Data Labels.
10. Sau đó, nhấp chuột phải vào New Data Labels và thay đổi các cài đặt như ở bên dưới.
11. Cuối cùng, định dạng Line Type cho chuỗi dữ liệu FALSE thành No Line.
Kết quả:
Bây giờ chúng ta có thể thấy chuỗi Giá trị ngẫu nhiên (dòng màu xanh) với Nhãn dữ liệu hiển thị cho chuỗi FALSE trên biểu đồ.
Thay đổi ô Data Validation từ TRUE thành FALSE và ngược lại, sau đó quan sát sẽ thấy rằng Excel chỉ hiển thị nhãn cho chuỗi dữ liệu có các giá trị và không có lỗi #N/A trong cột D&E.
Vì vậy, chúng ta đang thấy 3 chuỗi dữ liệu và 2 bộ nhãn dữ liệu, điều này là do chúng ta đã đặt Line Types của hai đường thành No Line và Excel không hiển thị cho chuỗi có giá trị là giá trị lỗi #N/A.
12. Tiếp theo đặt Data Validation thành TRUE và chọn Data Labels Font Color thành màu xanh.
13. Lặp lại quy trình cho Nhãn dữ liệu FALSE và đặt chúng thành màu đỏ.
14. Cuối cùng xóa các chú thích cho biểu đồ.
- Chọn biểu đồ sau đó nhấp vào phần chú giải.
- Sau đó nhấp vào TRUE -> nhấn phím Delete
- Lặp lại các bước tương tự để xóa chú thích cho FALSE
Kết quả cho biểu đồ cuối cùng:
Thay đổi ô Data Validation thành TRUE/FALSE để xác minh rằng biểu đồ vẫn đang hoạt động tốt.
Các kỹ thuật được mô tả ở trên có thể được áp dụng cho hầu hết các loại biểu đồ.
Tiện ích mở rộng
Giờ chúng ta đã biết cách Excel xử lí lỗi #N/A như thế nào, từ đó chúng ta có thể tạo một số biến thể cho nhãn dữ liệu của mình.
Định dạng có điều kiện cho nhãn dữ liệu bên trên và bên dưới một bộ giá trị.
Điều này đạt được bằng cách sử dụng một công thức áp dụng cho các điểm dữ liệu riêng lẻ trong mỗi chuỗi.
Khi một điểm dữ liệu trong Chuỗi mang tên (>15) mà nhỏ hơn 15, nó sẽ trả về lỗi #N/A và không được hiển thị trên biểu đồ. Điều tương tự diễn ra cho các điểm dữ liệu trong chuỗi (<= 15) mà lớn hơn 15 thì Excel sẽ trả về lỗi #N/A và không được hiển thị.
Thêm bộ nhãn dữ liệu có điều kiện
Điều này đạt được bằng cách thêm Chuỗi dữ liệu thứ tư vào biểu đồ và điều chỉnh các công thức cho phù hợp.
Chọn chuỗi dữ liêu của biểu đồ
Một trong những rắc rối khi xử lý các biểu đồ và định dạng từng chuỗi riêng lẻ là khả năng chọn các chuỗi bị ẩn hoặc các chuỗi đã bị che khuất.
May mắn thay, có một số cách để khắc phục điều này.
Sử dụng các phím mũi tên
1. Trong các phiên bản cũ hơn của Excel, bạn có thể chọn Biểu đồ, sau đó sử dụng các phím mũi tên Lên/Xuống để xoay vòng qua tất cả các đối tượng biểu đồ.
2. Khi bạn đã có đối tượng bạn muốn nhấn Ctrl + F1 để hiển thị đối tượng Format Properties
Thật không may, Microsoft đã loại bỏ chức năng này trong các phiên bản Excel gần đây, vì vậy hãy thử nó, nếu nó hoạt động bạn có thể sử dụng chức năng này, nếu không hãy tiếp tục đoc các hướng dẫn dưới đây.
Sử dụng tab Menu
1. Nếu bạn đang chọn biểu đồ bạn sẽ thấy hai tab Design (thiết kế) và Format (định dạng) hiện lên trên thanh công cụ.
2. Chọn tab Format.
3. Sau đó, đi đến mũi tên thả xuống ở phía bên trái của Tab. Nó chứa một danh sách tất cả các Đối tượng Biểu đồ có sẵn.
4. Chọn Đối tượng biểu đồ bạn muốn, sau đó nhấn Ctrl + 1 để hiển thị các tùy chọn định dạng.
Sử dụng Chart Format Menu
1. Nếu bạn chọn Biểu đồ và chọn bất kỳ phần nào của biểu đồ, nhấn Ctrl+1, sau đó hộp thoại Format Menu sẽ xuất hiện cho đối tượng được hiển thị.
2. Bây giờ, sử dụng mũi tên nhỏ thả xuống ngay dưới Format title và chọn đối tượng bạn muốn thay đổi.
Cảnh báo
Mặc dù có thể sử dụng hàm Excel=NA() để ngăn lỗi #N/A, các phiên bản tương lai của Excel có thể sắp thay đổi hành vi này.
Một số người sử dụng Excel 365 Insider Fast Edition đang nhận thấy tùy chọn Dialog mới.
Vì vậy, hãy ghi nhớ nếu đột nhiên hành vi này thay đổi, bạn có thể đã nâng cấp Excel và được giới thiệu menu mới này.
