Hướng dẫn cách sử dụng Pivot Table cơ bản trong Excel

Hướng dẫn cách sử dụng Pivot Table cơ bản trong Excel

Nhóm các mục trong PivotTable

Ví dụ này dạy cho bạn cách nhóm các mục của một PivotTable. Tìm hiểu cách nhóm các sản phẩm và cách nhóm ngày theo tháng.

Dưới đây bạn sẽ thấy một bảng Pivot. Quay trở lại PivotTable trong Excel để tìm hiểu cách tạo bảng xoay này.

Bảng Pivot

Nhóm các loại sản phẩm với nhau

Trường Sản phẩm chứa 7 mục: Apple, Banana, Beans, Broccoli, Carrots, Mango and Orange .

Để tạo hai nhóm, thực hiện các bước sau.

1. Trong bảng Pivot, chọn FMC và GIL.

2. Nhấp chuột phải và nhấp vào Group.

3. Trong bảng xoay vòng, chọn Beans, Broccoli, Carrots, Mango và Orange.

4. Nhấp chuột phải và nhấp vào Group.

Kết quả:

Lưu ý: để thay đổi tên của một nhóm (Group1 hoặc Group2), chọn tên và chỉnh sửa tên trong thanh công thức. Để hủy nhóm, chọn nhóm, nhấp chuột phải và nhấp vào Ungroup.

5. Để thu gọn các nhóm, nhấp vào dấu trừ.

Kết luận: Apple và Banana (Group1) có tổng số cao hơn tất cả các sản phẩm khác (Group2) cùng nhau.

Nhóm theo ngày

Để tạo bảng Pivot như bên dưới, thay vì trường Product, hãy thêm trường Dates vào khu vực Rows. Trường ngày chứa nhiều mục. 1/6/2016, 1/7/2016, 1/8/2016, 1/10/2016, 1/11/2016, v.v.

Để nhóm các ngày này theo quý, thực hiện các bước sau.

1. Nhấp vào bất kỳ ô nào bên trong cột có ngày.

2. Nhấp chuột phải và nhấp vào Group.

3. Chọn Quarters và nhấp OK.

Lưu ý: cũng xem các tùy chọn để nhóm theo giây, phút, giờ, v.v.

Kết quả:

Kết luận: Quý 2 là quý tốt nhất.

Dùng PivotTable thể hiện sự phân bổ tần số (Frequency Distribution)

Bạn có biết rằng bạn có thể sử dụng các bảng trụ để tạo phân phối tần số trong Excel không? Bạn có thể sử dụng một phần hai biểu đồ.

Hãy nhớ rằng, chúng tôi sử dụng tập dữ liệu bao gồm 213 hồ sơ và 6 trường thuộc tính, bao gồm: Order ID, Product, Category, Amount, Date và Country.

Pivot Table Data in Excel

Đầu tiên, chèn một bảng trụ. Sau đó, kéo các trường vào các khu vực khác nhau.

1. Trường Amout đến khu vực Rows.

2. Trường Amout (hoặc bất kỳ trường nào khác) cho khu vực Values.

PivotTable Fields Pane

3. Nhấp vào bất kỳ ô nào bên trong cột Sum of Amount.

4. Nhấp chuột phải và nhấp vào Value Field Setting.

Value Field Settings

5. Chọn Count và bấm OK..

Choose Count

6. Tiếp theo, nhấp vào bất kỳ ô nào bên trong cột Row Labels.

7. Nhấp chuột phải và chọn Group.

Group

8. Nhập 1 cho Starting at, 10000 cho Ending at và 1000 cho By.

9. Nhấp vào OK.

Grouping Options

Kết quả:

Frequency Distribution in Excel

Để dễ dàng so sánh những con số này, hãy tạo một biểu đồ Pivot.

10. Nhấp vào bất kỳ ô nào bên trong bảng trụ.

11. Trên tab Analyze, trong nhóm Tools, bấm PivotChart.

Click PivotChart

Khi đó hộp thoại Insert Chart xuất hiện.

12. Chọn OK.

Kết quả:

Pivot Chart in Excel

Lọc với máy cắt trong PivotTable (Slicers)

Bạn có thể chèn các slicer trong Excel để nhanh chóng và dễ dàng lọc các PivotTable. Tuy nhiên, chúng cũng cho kết quả chính xác như nhau.

Dưới đây bạn có thể tìm thấy một bảng trụ hai chiều. Quay trở lại Pivot trong Excel để tìm hiểu cách tạo bảng xoay này.

Two-dimensional Pivot Table in Excel

Để chèn một slicer, thực hiện các bước sau.

1. Nhấp vào bất kỳ ô nào bên trong bảng trụ.

2. Trên tab Analyze, trong nhóm Filter, bấm Insert Slicer.

Insert a Slicer

3. Đánh dấu tick vào Category và nhấp OK.

Check Category

4. Ví dụ: nhấp vào Fruit để chỉ hiển thị trái cây được xuất sang mỗi quốc gia.

Slicer in Excel

Lưu ý: bộ lọc báo cáo (ô B1) thay đổi thành Fruit. Giữ CTRL để bao gồm Fruit và Vegetables.

Cập nhật PivotTable

Mọi thay đổi bạn thực hiện đối với tập dữ liệu sẽ không được PivotTable tự động cập nhật. Làm mới PivotTable hoặc thay đổi nguồn dữ liệu để cập nhật PivotTable với các thay đổi được áp dụng.

Làm mới (Refresh)

Nếu bạn thay đổi bất kỳ văn bản hoặc số nào trong tập dữ liệu của mình, bạn cần làm mới bảng Pivot.

1. Nhấp vào bất kỳ ô nào bên trong bảng Pivot.

2. Nhấp chuột phải và nhấp vào Refresh.

Refresh Pivot Table in Excel

Thay đổi nguồn dữ liệu

Nếu bạn thay đổi kích thước của tập dữ liệu của mình bằng cách thêm hoặc xóa các hàng / cột, bạn cần cập nhật dữ liệu nguồn cho bảng trụ.

1. Nhấp vào bất kỳ ô nào bên trong bảng Pivot.

2. Trên tab Analyze, trong nhóm Data, bấm Change Data Source.

Change Data Source

Mẹo: thay đổi tập dữ liệu của bạn thành bảng trước khi bạn chèn bảng Pivot. Bằng cách này, nguồn dữ liệu của bạn sẽ được cập nhật tự động khi bạn thêm hoặc xóa các hàng/cột. Điều này có thể tiết kiệm thời gian. Tuy nhiên bạn cũng vẫn có thể sử dụng chức năng Refresh.

Theo Excel Easy

Post Comment