Project Management là một trong những chủ đề yêu thích của tôi. Công việc trước đây của tôi, tôi đã thực hiện một số phần của một số dự án và trong hầu hết tất cả chúng, tôi đều sử dụng Microsoft Excel rất nhiều để thực hiện các nhiệm vụ quản lý dự án khác nhau. Trong trang này, bạn có thể tìm thấy một số tài nguyên, trợ giúp và những bài viết về Quản lý dự án (Project Management) bằng MS Excel và những hướng dẫn tạo Dashboard trong Excel.

Sử dụng MS Excel để lập Biểu đồ Gantt chart và Lập kế hoạch dự án:

Biểu đồ Gantt chart là một cách truyền thống để chuẩn bị và theo dõi kế hoạch dự án. Nó cho thấy các hoạt động ở bên trái và ngay trên đầu trang. Giao lộ của một hoạt động và ô ngày được tô sáng nếu hoạt động đó được thực hiện vào ngày đó. Biểu đồ Gantt chart cũng có thể cung cấp các thông tin tùy chọn

  • Kế hoạch so với thực tế của dự án
  • % Hoàn thành các hoạt động.
  • Tiến độ / tình trạng chung của dự án
  • Các hoạt động quan trọng để đi tới một biểu đồ Gantt chart

Ví dụ về biểu đồ Grantt chart:

Chuẩn bị biểu đồ Gantt Chart trong Microsoft Excel:

Excel, bản chất lưới của nó cung cấp một cách tuyệt vời để chuẩn bị và quản lý các kế hoạch dự án. Chúng tôi có thể sử dụng các tính năng của Excel như định dạng có điều kiện và công thức để chuẩn bị một biểu đồ gantt chart toàn diện mô tả hầu hết mọi dự án. Vì Excel là một phần mềm rất phổ biến và hầu hết các nhà quản lý đều biết cách sử dụng nó, sử dụng excel để chuẩn bị và duy trì biểu đồ Gantt chart có thể rất hiệu quả và dễ dàng.

Báo cáo dự án và bảng điều khiển quản lý dự án:

Báo cáo là một trong những khía cạnh quan trọng nhất của quản lý dự án. Khi tôi đang dẫn dắt các dự án, tôi thường nhận được những câu hỏi như,

  • Dự án đang diễn ra như thế nào?
  • Các vấn đề quan trọng chúng ta nên lo lắng là gì?
  • Tiến trình của hoạt động x là gì?
  • Có phải chúng ta đang đi đúng hướng về ngân sách, tài nguyên vv?

Từ các cổ đông dự án và nhóm tài trợ của tôi. Trả lời những câu hỏi này sẽ rất dễ dàng nếu bạn đã chuẩn bị một bảng điều khiển quản lý dự án tốt. Bảng điều khiển quản lý dự án cung cấp tất cả các thông tin quan trọng về một dự án trong một Snapshot

Một ví dụ về Project Management Dashboard (bảng điều khiển quản lý dự án):

Làm cách nào để tạo Bảng điều khiển quản lý dự án trong Excel?

Excel lại tỏa sáng như một công cụ hoàn hảo để tạo bảng điều khiển dự án. Do các tính năng mạnh mẽ khác nhau như biểu đồ excel, định dạng có điều kiện, rất dễ dàng để thiết lập và cập nhật báo cáo trạng thái dự án toàn diện trong excel. Tôi đã sử dụng các khái niệm này để xây dựng một số bảng điều khiển quản lý dự án trong excel. Bạn có thể thực hiện theo các liên kết sau:

Timesheets và Công cụ theo dõi quản lý dự án

Một trong những ông chủ của tôi đã từng nói rằng Nếu bạn không thể đo lường, bạn không thể quản lý được. Một người quản lý dự án tốt luôn luôn đứng đầu trong những điều khác nhau đang diễn ra trong một dự án. Và đó là nơi theo dõi đến trong hình ảnh. Vào bất kỳ ngày nào, người quản lý dự án đều phải có mặt tham gia vào các vấn đề trong dự án như:

  • Rủi ro trong dự án
  • Hoạt động trong dự án
  • Thực hiện các mục của các thành viên khác nhau trong nhóm
  • Bảng chấm công và thanh toán
  • Ngân sách và tiền bạc

Trình theo dõi sự cố bằng Excel và ví dụ minh họa:

Sử dụng Excel để chuẩn bị bảng tính theo dõi dự án

Excel là lựa chọn tự nhiên để theo dõi các mục dự án khác nhau. Do tính đơn giản và dễ sử dụng, người quản lý dự án có thể dễ dàng tạo một mẫu trong excel để theo dõi một vấn đề gì đó và sau đó chia sẻ mẫu với các thành viên trong nhóm để theo dõi nó.

Biểu đồ quản lý dự án

Chart hoặc Visualizations (trực quan hóa) giúp các nhà quản lý dự án cảm nhận được nơi dự án đang hướng tới. Có nhiều loại biểu đồ mà một PM sẽ sử dụng hàng ngày như:

  • Burn Down Charts: Mô tả số lượng phạm vi của dự án được hoàn thành.
  • Resource Loading Chart: Hiển thị mức độ chiếm dụng tài nguyên dự án và giúp PM quyết định nên thêm hay xóa tài nguyên khỏi nhóm.
  • Project Milestone Chart: Truyền đạt tiến độ tổng thể của dự án theo dòng thời gian và cung cấp cái nhìn vĩ mô về các sự kiện khác nhau trong dự án.
  • Open and Closed Issues: Rõ ràng cho biết các vấn đề trong dự án đang được giải quyết tốt như thế nào và đưa ra một dấu hiệu của xu hướng.
  • Budget and Actual Charts: Hiển thị phạm vi dự án, kế hoạch, chi tiêu sẽ được chi ngân sách theo kế hoạch.

Open and Closed Issues và ví dụ Biểu đồ quản lý dự án

Mẫu biểu đồ Excel để quản lý dự án

Microsoft Excel có một số tính năng sử dụng biểu đồ. Các PM có thể dễ dàng tạo ra hầu hết mọi loại biểu đồ liên quan đến quản lý dự án bằng MS Excel trong vài phút. Tôi đã viết nhiều về cách tạo các biểu đồ PM khác nhau thông qua Excel.

Công thức MS Excel cho người quản lý dự án

Học một vài công thức excel có thể cải thiện đáng kể năng suất của người quản lý dự án. Hầu hết các câu hỏi hàng ngày của PM đều có thể được trả lời dễ dàng nếu họ biết cách viết một số công thức excel đơn giản như:

  • VLOOKUP (ví dụ: tiến trình của một hoạt động cụ thể),
  • SUMIF (ví dụ: Bộ nhớ nhóm bao nhiêu giờ x tuần?),
  • COUNTIF (ví dụ: Có bao nhiêu vấn đề được mở?),
  • NETWORKDAYS (ví dụ: Có bao nhiêu ngày làm việc trong tháng này?), v.v.

Tại PHD, chúng tôi đã thảo luận rộng rãi về các công thức excel khác nhau và ứng dụng của chúng cho công việc hàng ngày của các nhà quản lý, nhà phân tích và người dùng văn phòng khác.

Mẫu quản lý dự án Excel:

Mặc dù đúng là MS Excel rất dễ sử dụng và học hỏi, nhưng hầu hết các nhà quản lý dự án đều khó có thời gian và luôn tìm cách để tăng năng suất của họ. Đây là nơi sử dụng một bộ các mẫu được xác định trước có thể giúp bạn. Dựa trên hơn 4 năm kinh nghiệm của tôi với các dự án lớn, tôi đã chuẩn bị một bộ mẫu Excel có thể giúp bạn làm việc hiệu quả và hiệu quả trong khi quản lý dự án. Những mẫu này có thể giúp bạn trong:

  • Lập kế hoạch dự án thông qua biểu đồ Gantt
  • Theo dõi dự án thông qua Bảng thời gian- Time Sheets hoặc trình tự rủi ro
  • Quản lý dự án thông qua danh sách để làm báo cáo dự án thông qua
    Statur Reports, Charts và Dashboards.

Hãy cùng nhau khám phá về Project management trong Excel để có thêm cho bạn những phương pháp hữu hiệu trong ứng dụng Excel vào công việc.

Theo chandoo.

BÌNH LUẬN

Please enter your comment!
Please enter your name here