Trong công việc hay học tập, khi bạn có rất nhiều nhiệm vụ cần hoàn thành, thì chắc chắn một danh sách công việc cần thực hiện kèm theo thứ tự ưu tiên là điều cần thiết. Bạn hoàn toàn có thể thực hiện điều này trong Excel bằng cách áp dụng biểu đồ nhiệt kế, hướng dẫn cách vẽ biểu đồ nhiệt kế bạn có thể tham khảo lại các bài viết trước đó.
Ví dụ mẫu dưới đây gồm danh sách các nhiệm vụ và dấu tick thể hiện bạn đã hoàn thành. Ngoài ra, khi bạn hoàn thành mỗi nhiệm vụ, bạn cũng có thể thấy tiến độ tổng thể ra sao. Tiến độ được đo lường dựa trên mức độ ưu tiên giao cho mỗi nhiệm vụ cụ thể.
Làm thế nào để tạo biểu đồ này?
Bạn sẽ cần sử dụng nhiều tính năng của Excel. Các thành phần cơ bản của danh sách việc cần làm là:
1. Check boxes – để đánh dấu từng nhiệm vụ đã làm xong (hoặc không hoàn thành.
2. Data Validation – để gán mức độ ưu tiên (1 đến 5) cho mỗi hoạt động.
3. Conditional Formatting – để làm nổi bật một hàng khi công việc được đánh dấu là xong.
4. Thermometer Chart (Biểu đồ nhiệt kế) – để hiển thị tiến trình khi bạn đánh dấu từng hoạt động được thực hiện.
5. Formual (Công thức) – để tính% thực hiện dựa trên số lượng hoạt động được thực hiện & mức độ ưu tiên của chúng.
Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ tập trung vào phần Công thức (Formula).
Tính % hoàn thành dựa trên thứ tự ưu tiên:
Để hiểu vấn đề này, hãy tưởng tượng, chúng ta có 5 nhiệm vụ & ưu tiên như dưới đây:
Bước 1: Tính trọng lượng
Bước đầu tiên là tính toán tỉ trọng mỗi nhiệm vụ sẽ nhận được. Đây là một công việc đơn giản chỉ cần áp dụng công thức (1/giá trị ưu tiên). Chúng ta sẽ nhận được kết quả như sau.
Bước 2: Tính tỉ trọng theo thang 100%
Tiếp theo, tính tỉ trọng của từng nhiệm vụ theo thứ tự ưu tiên sao cho tổng của chúng là 100%. Để làm điều này, chúng ta chỉ cần chia trọng lượng của từng nhiệm vụ cho tổng trọng lượng của tất cả các nhiệm vụ.
Bước 3: Tính % hoàn thành chỉ khi một tác vụ được đánh dấu là xong
Bây giờ, chúng ta chỉ sử dụng các giá trị TRUE / FALSE được tạo bởi các check boxes để tính % hoàn thành. Đối với điều này, chúng ta chỉ cần nhân tỉ trọng 100% với các giá trị TRUE hoặc FALSE.
Hàng tổng cuối cùng của cột này cung cấp cho chúng ta bao nhiêu % của tất cả các nhiệm vụ được thực hiện.
Lưu ý về trọng lượng cho các ưu tiên
Theo cách làm như trên, chúng tôi giả định rằng thực hiện một nhiệm vụ ưu tiên thứ nhất sẽ cho cùng một đầu ra (% thực hiện) như thực hiện 2 nhiệm vụ ưu tiên thứ 2, 3 nhiệm vụ ưu tiên thứ 3 v.v.
Điều đó có nghĩa là trọng lượng nhiệm vụ ưu tiên số 1 gấp đôi so với nhiệm vụ ưu tiên số 2.
Một số khả năng khác như sau:
- Ưu tiên 1 là 1, 2 là 0.8, 3 là 0.6
- Một bảng ánh xạ cho chúng ta biết mỗi ưu tiên có trọng lượng là bao nhiêu.
